Réaliser un appel d'offre n'est pas une affaire simple. Entre les entreprises qui ne répondent pas, qui ne viennent pas aux rendez-vous, celle qui ne renvoient pas leur devis et celles qui chiffrent autre chose que ce qu'on avait demandé....pas facile d'avoir a la fin plus de 2 ou 3 devis qui tiennent debout. Quelques conseils...
Où trouver les entreprises ?
Chercher de préférence des entreprises de la région. Cela est plus pratique pour les devis et l'entrepreneur peut plus facilement revenir s'il reste deux ou trois petites choses à finir. Néanmoins, on peut trouver des entreprises de province qui se déplacent sur Paris (par exemple notre charpentier et notre couvreur viennent de bourgogne) et le menuisier bien qu'installé dans le département, a fait venir les poseurs d'Alsace !
Faite un fichier (un simple ficheir word suffit) dans lequel vous collez les coordonnées de toutes les entreprises contactées en faisant des rubriques :
Rappeler les entreprises qui doivent vous rappeler (par expérience elle rappellent rarement), idem pour celles pour lesquelles vous avez laissé un message et complétez votre document au fur et à mesure.
Le mieux est de parfaitement définir ce qui doit être chiffré (métré, tous les postes).
En fait pour chaque entreprise consulté il faut fournir une fiche avec les références du chantier, des plans (si nécessaire), et la liste des choses à chiffrer.... Ainsi toutes les entreprises consultées travaillent sur la même base. Le cas échéant on peut s'inspirer d'un premier devis pour interroger les autres entreprises.
Penser à donner les indications claires pour se rendre sur le chantier, surtout s'il y a des petites subtilités pour trouver.
Pour le rendez-vous, le mieux est de systématiquement demander aux entreprises de confirmer une heure avant leur arrivée. En effet, 95% des entreprises arrivent avec au minimum une heure de retard voir plus. Quand on attend sur un chantier par 3° c'est pas drôle. Sans compter que plus d'une entreprise sur deux ne vient pas à ses rendez-vous.
Avant le premier rendez-vous documentez vous un peu sur les points essentiels afin de pouvoir poser quelques question pertinentes et juger un peu la qualité du professionnel.
Pendant le rendez-vous, posez des questions sur les points qui vous semblent pouvoir poser problème, sur comment il va s'y prendre,... vous pourrez ainsi faire parler un peu le professionnel sur son métier, voir comment il résout les problèmes, comparer les réponses des uns et des autres, les confronter,...Demandez combien de temps va prendre le chantier, contrôlez tout de suite ses disponibilité, interrogez sur l'entreprise : combien de salariés, possède-t-il son matériel ou le loue-t-il par exemple un terrassier qui ne possède pas sa pelleteuse risque de ne pas être réactif...
Pensez à mettre votre document à jour avec soit "n'est pas venu au rendez-vous", soit vos impression sur le premier contact et délais annoncé pour le devis.
Il est absolument exceptionnel qu'un devis arrive dans un délais de moins d'une semaine. Donc au bout d'une semaine, il convient de rappeler les entreprises, et recommencer jusqu'a obtention des devis, ou jusqu'a renoncement...Pensez à compléter le fichier avec les devis reçus, les relances,...
Si tous les professionnels avaient une fiche descriptive des travaux à réaliser, les devis doivent se ressembler.
Si un devis est particulièrement cher, plutôt que de l'écarter directement, il est parfois instructif de rappeler le professionnel pour s'en faire expliquer la raison. Qualité supérieure, erreur d'évaluation ou au contraire prise en compte de contraintes qui n'ont pas été vues par les autres,...
Par exemple sur notre chantier nous avons finalement fait faire nos fenêtres par le menuisier qui lors de l'appel d'offre initial était deux fois plus cher que notre meilleur prix. Il s'est aligné par ce que le projet l'intéressait.
De même, certains devis sont parfois extrême bas. Il faut s'en méfier. On a par exemple eu un devis, tous corps d'état pour la maison, qui était tellement bas, que cela ne couvrait même pas le prix des matériaux (par ex 5000 euros pour le chauffage : plancher chauffant, chaudière, radiateurs,...). Ce n'est pas sérieux, et il faut fuir ces entreprises. En effet, on verse en général 30 à 50% du montant total des travaux à la signature du contrat,... rien ne dit que l'entreprise viendra faire les travaux.
Afin quand on a quelques devis crédibles il faut les comparer. Pas toujours facile. Préférer un devis qui est bien détaillé avec un prix en face de chaque chose plutôt qu'un montant global. Vérifier que tout est détaillé (marque des fournitures (chauffage, pompes de relevage, sanitaire,...)). Vérifier que les métrages sont indiqué et correspondent,....
Attention tout ce qu'il n'est pas dans un devis n'est pas dans les travaux en général même si ça tombe sous le sens que ça aurait du y être. Par exemple un terrassier fait un tranchée, si rien n'est dit il n'est pas forcée qu'il tasse le sol et rende le tout dans un état correct et fini. Mieux vaut se faire préciser les détails.
Lorsque vous signez le devis, faites vous au préalable envoyer les attestations d'assurance et contrôlez qu'elles sont valides (appeler l'assureur). Faites indiquer les délais et le planning prévu sur le devis.
En général il faut payer entre 30 et 50% du montant du contrat au moment de la signature. 50% c'est vraiment beaucoup. Si le chantier doit être réalisé en plusieurs lots (ex terrassement + VRD) il est possible de négocier de payer 50% de chaque tranche avant son démarrage et non pas 50% du total. En effet en cas de conflit grave avec l'entrepreneur, s'il a déjà touché la majeure partie des sous il peut traîner des pieds pour faire la suite. C'est ce qui nous est arrivé avec le terrassier.
En général l'entrepreneur demande le règlement d'une nouvelle tranche des le début des travaux ou vers la moitié du chantier.
A la fin du chantier, il est important de venir contrôler tout de suite dans les détails que tout est en ordre, conforme et bien réalisé. Le mieux est de faire une réception de chantier en bonne et du forme avec l'entrepreneur en notant si nécessaire les points qui posent problème. En l'absence de réception contradictoire il faut envoyer un recommandé dans les 5 jours pour notifier des éventuelles réserves.
Si tout va bien, il convient de régler rapidement la dernière tranche des travaux en conservant éventuellement 5% correspondant à la garantie décennale. 5% qui sont payés pour moitié au bout de 6 mois et en totalité au bout d'un an.
En conclusion, réaliser un appel d'offre et le mener au terme des travaux est un parcours du combattant. Le rendement est très médiocre. Sur 20 entreprises contactées, on obtient au mieux 3 ou 4 devis crédibles. Il faut relancer continuellement, et au final, les travaux ne sont pas toujours réalisés avec beaucoup de soin et de professionnalisme.